Por Suélen Ramos
O projeto “Gestão por Processos”, desenvolvido pela Diretoria de Recursos e Incidentes do TJ/SC ,com o objetivo de organizar e agilizar o trabalho neste setor, foi o único criado exclusivamente por servidores do Poder Judiciário e selecionado para a 2ª Mostra de Boas Práticas no Judiciário Catarinense, apresentada na última segunda-feira, no Auditório do Pleno. A Diretoria de Recursos e Incidentes é responsável por todos os processos pós-julgamento, desde a publicação, passando pelos recursos aos Tribunais Superiores até o arquivamento dos mesmos, razão pela qual o trabalho muitas vezes se acumulava nas mesas, de acordo com a diretora de recursos e incidentes do TJ/SC, Susi Belo Araújo.
“Tínhamos alguns problemas de gestão e estávamos com uma sobrecarga de processos muito grande. Há um crescimento de demanda extraordinário, que tem aumentado cerca de 30% a cada ano. Por esse motivo, necessitávamos de uma metodologia de auxílio à gestão, aliada também as novas diretrizes da administração, que nos desafiou a buscar soluções simples para os nossos problemas e não a esperar os recursos macros chegarem”, explica Susi Belo.
E foi de maneira simples que a Diretoria de Recursos e Incidentes do TJ/SC resolveu seus problemas. O primeiro passo foi desenhar os fluxos internos de trabalho por meio de um programa de computador gratuito, para que cada gestor conhecesse os processos pelos quais o trabalho se desenvolvia em seu setor. O fluxograma ajudou os servidores a identificarem quais eram as falhas que deveriam ser corrigidas para um melhor desempenho das atividades.
“Através desses desenhos identificamos etapas de retrabalho, atividades que não agregavam valor e que poderiam ser melhoradas, otimizadas ou até eliminadas. Além disso, cada gestor construiu seu próprio manual de procedimentos, que foi uma maneira de documentar esses novos conhecimentos”.
Atualmente, os responsáveis por cada setor da Diretoria de Recursos e Incidentes do TJ/SC conhecem tudo o que acontece em sua sessão e são responsáveis por medir mensalmente seus resultados, elaborando também planos de ação para corrigir as falhas.
“E sabemos que nosso trabalho está bom quando cai o número de ligações com reclamações, e isto tem ocorrido. Porque se demoramos em publicar um processo, por exemplo, o jurisdicionado já liga querendo saber o que aconteceu. Os advogados também têm elogiado a rapidez com que seus processos são cadastrados. Este é o principal objetivo: colocar em nosso trabalho o compromisso de satisfazer o cliente, o cidadão”, conclui Susi Belo Araújo.